Olisiko aika tehdä ohjausryhmien vallankumous?

Osuma-pelin pelaamista Osuman ohjausryhmäkokouksessa

Työarkeeni kuuluu monenkirjava joukko erilaisia projektien ohjausryhmiä, jotka hyväksyvät erilaisten hankkeiden ja projektien tehtyjä töitä ja auttavat tulevien toimenpiteiden suunnittelussa. Jotkut niistä ovat inspiroivia nyrjähdyksiä arjessa, jolloin on etuoikeus vaihtaa ajatuksia erilaisten asiantuntijoiden kanssa. Toiset taasen maistuvat pakkopullalta. Niissä noudatan kiltisti osalleni langennutta kumileimasimen ja nyökyttelijän roolia. Ohjausryhmien ulkopuolella työrooleissani arjen välineitä ovat ketterä kehittäminen, fasilitoidut työpajat ja pedagogisten menetelmien alati uudistuva ja kupliva todellisuus. Usein huomaan kaipaavani tuota normiarkeni kirjoa myös ohjausryhmien dynamiikkaan. Olisikohan aika uudistaa hankkeiden ohjausryhmien toiminta?

Suomessa on alkanut meneillään olevalla Euroopan unionin rakennerahastokaudella 6487 hanketta (tieto 23.4.2019), joista neljännes on sosiaalirahaston hankkeita ja loput aluekehitysrahastojen hankkeita. Jos tyypillisellä hankkeella on noin 8 asiantuntijan laajuinen ohjausryhmä, maassamme on vähintäänkin 50 000 ohjausryhmätyöskentelijää. Varsin huima työpanos jo pelkästään sosiaalirahaston eri hankkeissa. 

Suomi on tuhansien palaverien maa. Täytämme päiviämme tapaamisilla, joiden jonossa ohjausryhmät soljuvat muiden tapaamisten joukossa. Epäonnistuneeksi koetusta ohjausryhmästä jää monille tunne, että nyt meni työaikaa turhanpäiväiseen jauhamiseen ja aikakin loppui ennen kuin mitään päätöksiä saatiin tehdyksi. Ohjausryhmän jäsenet eivät seuraavana aamuna enää välttämättä edes muista mitä palaverissa sovittiin. Vai sovittiinko siellä yhtään mitään?

Katsovatko ohjausryhmät liiaksi menneeseen?

Euroopan unionin rahoittamissa hankkeissa ohjausryhmät nimetään ohjaus- ja seurantavelvoitteen toteuttamiseksi (Ohjausryhmä 2019, Aro 2012). Ohjaus- ja seurantavelvoitteet säätelevät paljon ryhmän toimintaa, ja tekevät helposti ohjausryhmästä osan pakollista EU-byrokratiaa. Tyypillisesti käsitellään hankkeen toteuttamiseen liittyviä asioita (hanke- ja rahoitussuunnitelman toteutuminen suhteessa tavoitteisiin, toiminnan itsearviointi ja kokonaisarviointi, hankesuunnitelman muuttaminen, seurantatiedot, palautteet, tiedottaminen, väli- ja loppuraportit). Niiden parissa kuluu helposti useampikin tunti. Nämä kaikki asiat ovat tärkeitä ja niistä käytävä keskustelu on varsin usein kiinnostavaa. Hankaluus on kuitenkin siinä, että ne katsovat pääsääntöisesti taaksepäin pohtien mitä tuli tehtyä. Asiantuntijoiden panosta olisi hedelmällisempää käyttää tulevaisuuden pohtimiseen: mitä kannattaisi tehdä?

Säädellystä sisällöstä huolimatta haluttaessa ohjausryhmässä on paljon tilaa ideoinnille. Vaikka itse toiminta olisikin projektisuunnitelmassa pitkälti sanoitettu, sitä voidaan sävyttää ja siihen voidaan tehdä myös matkan varrella perustellusta syystä muutoksiakin. Etenkin kehitetyistä uusista käytänteistä ja välineistä tiedottaminen on mitä oivinta yhteiskehittelyn aluetta, jossa juuri ohjausryhmäläiset eri organisaatiotahojen ja verkostojen edustajina voivat olla avainasemassa (Kts. myös Salonen 2017, 135). Ohjausryhmän asiantuntijoiden katse kannattaa kääntää tulevaan: mitä tapahtumia on tulossa? Voisiko niihin kutsua ohjausryhmäläisten verkostojen kautta ydintoimijoita? Millaisia tuloksia on tulossa, voisiko ohjausryhmä toimia niiden levittämien etujoukkona? Kokemukseni mukaan asiantuntijat ottavat innolla kehittäjäroolin, kun se heille vain tarjotaan.

Menneen käsittelyyn juuttumista vähentää kunnollinen valmistautuminen. Valmisteluun panostamalla pakolliset menneen kauden toteamiset voidaan hoitaa nopeasti. Vahva tilannetaju (Åhman & Gustafsberg 2017) helpottaa siirtymään riittävän nopeasti tulevaisuuden käsittelyyn. Ja samalla vapauttaa aikaa tulevaisuuden yhteiseen suunnitteluun, verkostojen hyödyntämisen vahvistamiseen ja asiantuntijoiden arvokkaaseen dialogiin.

Ohjausryhmässä kohtaavat myös taustaorganisaatioiden tarpeet

Ohjausryhmään tullaan keskeltä omaa toisenlaista työarkea. Esimerkiksi syrjäytymisuhan alaisten nuorten kanssa työskennellessä keskusteluissa raha tuntuu olevan aina todella tiukoilla. Ohjausryhmissä sitten ihmetellään projektin isoja resursseja ja projektihenkilöstön määrää suhteessa ns. normaalitoimintaan (Aro 2012). Yhtä aloittajaa kohden projekteilla onkin usein runsaasti resursseja, eikä sillä ole tarkoitus tehdä ns. perustyötä. Esimerkiksi osallistamalla osaamisen projekteissa on ajatuksena rakentaa jotakin uutta, kehittää verkostoja ja vaikuttaa valtakunnallisesti (kts. myös Halonen 2018). Nuoret ovat pilotoinnin kohderyhmänä, mutta hankkeen tavoitteet ovat kehittämistyön kautta uusien mallien pilotoinnissa ja tulosten levittämisessä valtakunnallisesti. 

Normaalitoiminnan sijasta toimintaa projekteissa luonnehtivat usein ketterät kokeilut. Näitä esitellään ohjausryhmille, mutta ohjausryhmä otetaan harvoin mukaan kokeilemaan. Keskeinen syy on ohjausryhmien kokoontuminen varsin harvakseen. Projekti ei voi jäädä odottamaan päiviksi, saatikka kuukausiksi, ohjausryhmän näkemyksiä ja jatkokehittämisen ideoita kokeilun tuloksien merkityksestä (Hassi et. al 2015). Ohjausryhmän ideoinnin on siis kohdennuttava suurempaan kuvaan — siihen, johon projektiarjessa ei aina ehditä kovin hyvin paneutua.

Samalla kun kokeillaan jotain uutta, on hyvä muistaa, että projekti tähtää viimekädessä olemassa olevan arjen uudistamiseen. Saadakseen aikaiseksi pysyvää muutosta, projektin on pilottiensa aikana innostettava muutokseen ja uusien mallien avulla uudistettava normaalia arkea. Projektin tilapäisyydestä huolimatta päämäärä viimekädessä on yhteinen kehittyminen ja toteutuakseen se edellyttää integroitumisen normaaliin toimintaan. Projektin ja arjen kohtauspisteessä sekä myöskin pilotoinnin sivustatukijana ohjausryhmän jäsenet voivat olla merkittävässä muutosagentin asemassa.  

Ohjausryhmästä päivän kokokohta?

Miten saisimme ohjausryhmistä yhtä innostavia ja dialogisia kuin muistakin työarjen tapaamisistamme? Esimerkiksi Meidän projekti, ERNOD ja Osuma -hankkeissa innostusta ohjausryhmän keskinäiseen ideointiin on haettu työpajatoiminnan avulla. 

Projekteissa ohjausryhmät ovat usein hyvinkin tilapäisiä asiantuntijakokoelmia. Heidän välilleen ei automaattisesti synny luottamusta, joka kuitenkin tarvittaisi aidon dialogin käymiseen. Asiaa voi helpottaa fasilitoivalla ohjausryhmätyön otteella. On tärkeää tukea dialogia työpajamenetelmillä, joissa on myös riittävästi tilaa tunteille ja intuitioille osana asiantuntijuutta (Salonen 2017, Rantanen 2018). 

Fasilitoinnin työkaluja on kehitetty paljon. Rakentavan keskustelun suuntaamiseen saa hyviä työkaluja ja apuvälineitä esimerkiksi Sitran erätaukokonseptista (Erätauko 2019), Itellan työpakki kokoelmasta tai Fingon klassikkokokoelmasta (Summa & Tuominen 2009). Ohjaisryhmän aktivointii soveltuvia välineitä on tarjolla paljon. Hakusanana voi käyttää vaikkapa akvaariotyöskentelyä, open spacea, learning caféta tai tulevaisuuden muistelua. Pallo on sinulla arvoisa ohjausryhmän esittelijä.

Ohjausryhmässä usein hieman kateellisena kuulee, miten hankkeessa on seikkailtu, koettu elämyksiä ja wau-kokemuksia. Voisiko ohjausryhmän ujuttaa jotenkin mukaan hankkeen elämykselliseen toimintaan? Voisiko ohjausryhmän pitää jonkin tapahtuman kylkiäisenä, olisiko jokin kiinnostava paikka jossa voisi vierailla ohjausryhmän aikana, tai toteuttaa työskentely vain totutusta poikkeavassa ympäristössä tai elämyksellisesti? Ideointi hyötyy uutta ajattelua rohkaisevasta ympäristöstä. Osuman viimeisimmässä ohjausryhmässä pohdittiin tulosten juurruttamista Osuma-pelin avulla (Halonen 2019). Olisiko siitä hyötyä sinunkin seuraavan ohjausryhmän aktivointivälineeksi?

Katrin 5 vinkkiä tehokkaaseen ohjausryhmätyöskentelyyn

  1. Kerro mitä on tehty ja mitä tehdystä on opittu, mutta käytä suurin osa ajasta tulevaisuuden suunnitteluun. 
  2. Tuo reilusti esille projektisi haasteet ja pyydä ohjausryhmältä niihin ratkaisuajatuksia.
  3. Käytä ohjausryhmäläisiäsi hankkeesta tiedottamisen agentteina.
  4. Nappaa ketterästi käyttöön fasilitoinnin menetelmiä – tee tapaamisesta hauska kohtaaminen
  5. Älä tahkoa byrokratian kanssa vaan anna ohjausryhmäläisten ajatusten lentää

Lähteet

Blogikirjoitus on julkaistu ensin Metropolia Ammattikorkeakoulun Tikissä-blogissa.

Kirjoittaja: Katri Halonen

Katri on Osuma-hankkeen projektipäällikkö ja yliopettaja Metropolia Ammattikorkeakoulusta.

Lisää julkaisuja kirjoittajalta →