Ulkoinen viestintä määritellään organisaation viestintäsuunnitelmassa. Se miten ulospäin viestitään, kertoo koko organisaatiosta, jolloin myös arvot ja ydinajatukset olisi hyvä välittyä kaikessa viestinnässä. Voidaankin puhua organisaation omasta äänestä. Oma ajatukseni ulkoisesta viestinnästä perustuu jatkuvuuteen. Jos organisaation tyyli on vakiintunut ja hyväksi todettu, ei sitä kannata lähteä muuttamaan. Jokainen viestijä toki tuo mukanaan omaa näkökulmaa ja se on organisaatiota rikastuttava asia. Esimerkiksi tapahtumat ovat tehokas tapa tuoda viestinnällistä näkyvyyttä ja ne myös korostavat organisaation imagoa ja onnistuessaan vahvistavat mainetta.
Viestintäsuunnitelman kulmakivenä suunnitelmallisuus
Projektiviestinnän kulmakivion kattava viestintäsuunnitelma. Suunnitelmassa määritellään viestinnälliset tavoitteet, kohderyhmät, hankkeen ydinviesti ja käytössä olevat resurssit sekä kanavat. Näitä on hyvä peilata projektisuunnitelmaan yhtenäisen linjan luomiseksi. Viestintäsuunnitelmassa on hyvä huomioida hankkeen viestinnälliset resurssit ja ketkä siihen osallistuvat (Åman-Kyyrö 2021). EU-rahoitteisissa projekteissa (hankkeet) on viestintäsuunnitelmassa syytä huomioida sen hetkinen rakennerahastojen viestintäohjeistus ja mahdollinen graafinen ohjeistus. Hyvä suunnitelma pitää sisällään on työkalut vaikuttavan viestinnän tekemiseen.
Viestintäsuunnitelmasta on hyvä tehdä oman organisaation näköinen. Yhtä oikeaa mallia ei ole. Kyseessä voi olla kattavampi viestinnän ja markkinoinnin toimenpiteet koostava dokumentti, riippuen projektin viestinnän luonteesta. Toimenpiteet on määritelty projektisuunnitelmassa ja ne konkretisoidaan hankkeen viestintäsuunnitelmaan. Suunnitelma tulee projektin sisäiseen käyttöön, joten sen on hyvä olla selkeä, joustava ja hankkeen kanavat kattava dokumentti.
Viestintä kulkee jatkuvana prosessina projektin läpi hakuvaiheesta projektin jälkeiseen aikaan (Halonen 2021).Vaikuttavan ja hyvin muotoillun viestin tai viestinnällisen kokonaisuuden ei tarvitse päättyä projektin tai hankkeen päättyessä. Vahva viestinnällinen näkemys ja viestinnän jatkuvuuden ymmärtäminen yhdistettynä selkeään viestintäsuunnitelmaan, tukee sekä sisäistä että ulkoista viestintää.
Vaikuttavan viestinnän taustalla on hyvin suunniteltu viestinnällinen ajattelu, jossa yhdistyvät itse viestittävä asia, viestinnällinen jatkuvuus ja vastanottaja-ajattelu:
- Viestin ydin ja tavoite on selkeänä mielessä. Ei viestintää vain viestinnän takia.
- Viesti ei ole yksittäinen tuuttaus, vaan hyvin mietityssä linjassa mennen ja tulevan viestinnän kanssa.
- Asetutaan vastaanottajan asemaan. Mikä herättää reaktion ja sitouttaa.
Miten muotoilla kiinnnostava viesti, jonka vastaanottaja mahdollisesti välittää omiin kanaviinsa.
Työkaluista tukea vaikuttavuuteen
Ulkoinen viestintä on kokoelma erilaisia kanavia ja välineitä. Edellisessä kappaleessa esitelty viestintäsuunnitelma on yksi väline. Projektista ja tuloksista jaetaan tietoa sosiaalisen median ja kotisivujen kautta sekä esimerkiksi omissa ja sidosryhmien uutiskirjeissä. Projektien julkaisuihin koostetaan projektin aikana tehdyt oivallukset, näkökulmat ja keskeiset tulokset.
Joukkoon mahtuu työkaluja, toimintamalleja ja käytännön ohjeita. Tässä muutama esimerkki:
- Osuma -hankkeen Toimenpidesuositukset päättäjille -julkaisu koostaa koordinaatiotyössä havaitut mallit toimenpidesuosituksiksi. Oivallukset nousevat suoraan asiakashankkeiden arjesta, jolloin Osuma toimii sanoman uudelleen sanoittajana ja viestinviejänä.
- Hankejulkaisuista erinomaisia esimerkkejä ovat På samma linje -hankkeen oppaat ja käsikirjat yhdenvertaisemman urheilutoiminnan kehittämiseksi. Hankkeen työpajat, liikunnan ja järjestöalan ohjaajien koulutus sekä tasa-arvo, -ja rasismin vastainen työ seuratasolla kiteytyvät kattavaksi ohjeistukseksi sarjassa monikielisiä julkaisuja. (På samma linje 2021).
- Julkaisu voi olla myös peli kuten Pelaa! -hankkeessa, jossa 2. asteen opiskelijat pääsevät suunnittelemaan oppimispelejä. Siinä suunnittelu, -ja oppimisprosessi ja (Pelaa! -hanke 2021)
Viesti säännöllisesti
Viestinnän hyvä suunnittelu tukee projektin viestinnällisiä tavoitteita ja vahvistaa vaikuttavuutta. Viestintäsuunnitelma ja viestinnän aikatauluttaminen säästää resursseja ja luo ennakoitavuutta. (Torniainen 2015). Aina kuitenkaan omasta projektiarjesta ei riitä kerrottavaa. Saattaa olla viikkojen suvantovaihe, jolloin uutta julkaistavaa ei ole. Tällöin on hyvä kääntää katse kumppanihankkeiden suuntaan ja osallistua ajankohtaiseen, omaa hanketta koskevaan keskusteluun.
Viestinnän tehostamiseen hyvä työkalu on viestintäkalenteri (kuva yllä). Kalenteri tarjoaa apua informaation lajitteluun ja hahmottamiseen mutta se ei tee viestintää puolestasi, tai muuta viestiäsi vaikuttavaksi. Kalenterin avulla ulkoisen ja sisäisen viestinnän koordinointi eri hankekanavissa selkeytyy. Yhteen paikkaan keskitetty tieto julkaistavista uutisista, tuotteista tai palveluista selkeyttää hankkeen arkea ja luo säännöllisyyttä ja on samalla koko organisaation käytössä. Kalenteri on visuaalinen työkalu ja auttaa hahmottamaan hankkeen kokonaisuutta pitkällä aikavälillä. Tehokas viestijä ajastaa sosiaalisen median päivitykset, jolloin viestinnän ei tarvitse viedä leijonan osaa päivittäisestä työajasta. Tutustu valmiiseen viestintäkalenteripohjaan tästä.
Vastaanottajalähtöisyys luo vaikuttavuutta
Osuma -koordinaatiohankkeen kohderyhmää ovat nuoret ja nuorten parissa toimivat ammattilaiset. Tämä on huomioitu hankkeen viestintäsuunnitelmassa pyrkimällä välttämään hankesanaston käyttämistä. Tiedotuksessa pyritään välttämään erityisesti nuorille etäisiä termejä kuten ”hanke”, ”projekti” ja ”toimenpidekokonaisuus”. Viestinnässä keskitytään kansantajuisempiin termeihin ja selkeään yleiskieleen.
Viestinnän suunnittelussa ajatukset on hyvä kääntää vastaanottajaan. Miten viesti ymmärretään, miten se vaikuttaa vastaanottajaansa ja aiheuttaako viesti muutosta vastaanottajan ajattelussa tai toiminnassa? Esimerkiksi viestintäkalenterissa voisi kulloisenkin viestintätoimenpiteen kohdalla olla toimintaohje: “luo tällä julkaisulla keskustelua aiheesta X” tai “tarinallista tämä viesti projektin asiakkaana olevalle 15-vuotiaalle nuorelle”. Esimerkiksi Ernod -hankkeessa (2015-2017) erityisnuoret pääsivät omin sanoin kertomaan kokemuksistaan hankkeen videoilla.
Perinteisen yksisuuntaisen tiedotusajattelun sijaan viestinnän pitäisi olla enemmän vastaanottajalähtöistä. Tämän ajattelun pitäisi läpivalaista projektiajattelua alusta loppuun kaikilla alueilla, ei ainoastaan viestinnän osa-alueella. Haastavaa vaikuttavuudessa on vaikea mitattavuus. Kun vastaanottaja on vaikuttunut ja muuttanut ajatteluaan tai toimintaansa, näkyy se usein vasta jälkeenpäin. Ihmiset omaksuvat uusia ajatuksia ja toimintamalleja eri tahtiin ja vasta palautteen ja reflektion myötä itsekin ymmärtää mistä uusi malli on peräisin.
Lähteet:
- Ernod – Erityisnuoret ja digiajan osallisuus -hanke 2021. Hankkeen kotisivut.
- Halonen, Katri 2021. Projekti loppuu, mitä jää? Metropolia Ammattikorkeakoulu.
- Pelaa! -hanke 2021. Pelillistämisen perusteet. Pelit kentällä -webinaari 21.5.2021. Webinaariesitys. Helsinki.
- På samma linje 2021. Hankkeen kotisivut.
- Rakennerahastotot 2021. Hankkeille. Viestintä.
- Rakennerahastot 2021. Viestintäohjeistus.
- Salminen, Juhana 2021. Vaikuttava viestintä. Vaikuttava projekti -sivusto.
- Simsiö, Mira 2018. Hankkeen sisäisen viestinnän konseptin kehittäminen ja hankeviestinnän työkalupakin kokoaminen. Opinnäytetyö. Helsinki: Metropolia Ammattikorkeakoulu.
- Vallo, Helena, ja Eija Häyrinen 2014. Tapahtuma on Tilaisuus: Tapahtumamarkkinointi Ja Tapahtuman Järjestäminen. 4., uudistettu laitos. Helsinki: Tietosanoma.
- Åman Kyyrö, Milla 2020. Hankeviestintä tuo tietoa tulevaisuudesta. Osuman blogi.
Kuva: Pavan Trikutam, Unsplash
