Hankkeen sisäisen viestinnän onnistumisen salaisuus voi piileskellä asenteessa – palvelualttius on valttia

Hankkeen ensimmäiset viikot ovat ratkaisevia sisäisen viestinnän onnistumisen kannalta. Projektin päävetäjien on tehtävä vaikutus ja hurmattava hankkeeseen mukaan tulleet työntekijät puolelleen. Nämä hankkeen alussa syntyneet positiiviset mielikuvat hankeviestinnästä muodostavat pohjan toimivalle sisäiselle viestinnälle. Jos hankkeella on motivoituneet projektinvetäjät, jotka perehdyttävät ja ovat läsnä työntekijöille projektinhallintatyökalujen tai minkä tahansa kysymysten edessä, vievät he luultavasti herkemmin opittuja yhteisiä käytäntöjä eteenpäin.

Perehdyttämisen ja palvelun tärkeyttä ei siis voi vähätellä. Kun työn aloittaa huolellisesti, se luultavasti päätetään huolellisesti. Näin selviää viime keväänä toimintatutkimuksena toteutetun hankkeen sisäiseen viestintään pureutuvan opinnäytetyöni* tuloksista. Opinnäytetyöni kehittämisen kohteena oli Metropolia Ammattikorkeakoulun hallinnoiman monialaisen ja valtakunnallisen Höntsä -silta eteenpäin! -hankkeen sisäinen viestintä (myöhemmin Höntsä-hanke). Hankkeessa on 15 projektityöntekijää, kolme osahanketta ja seitsemän osatoteuttajaa.

Höntsä-hankkeen sisäisen viestinnän kehittämisen lisäksi tavoitteena opinnäytteessä oli tarjota apuvälineitä ja sisäisen viestinnän työkaluja ja tuoda esille hyviä käytäntöjä ja tuloksia muille valtakunnallisille hankkeille useamman osatoteuttajan hankkeisiin ja projekteihin.

Digitalisaation tuomat haasteet sisäiseen viestintään voidaan voittaa

Haasteena hankkeiden sisäisen viestinnän kehittämisessä ja hankeviestinnän työkalujen kokoamisessa, on digimaailman murros ja muutosnopeus. Hankkeissa tämä usein näyttäytyy niin, että hanketyöntekijät voivat olla kaukana toisistaan, etäisyyksiä saattaa olla satoja kilometrejä, joten digitalisaation tuomat välineet ovat tarpeen viestinnässä. Digitalisaation tuomiin mahdollisuuksiin tiiviisti kasvaneet työntekijät omaksuvat helposti uusia käyttöjärjestelmiä, ohjelmia, applikaatioita ja laitteita. He myös käyttävät sisäisen viestinnän välineinä mutkattomasti uusia projektinhallintatuokaluja. Samaan aikaan vähemmän digimaailmaa omaksuneet työntekijät tarvitsevat enemmän opastusta ja apua. (Aho 2017)

Monet projektinvetäjät ja hanketoteutukset ovat menneet pitkään sisäisen viestinnän toteutuksessa samoilla kaavoilla, joten miksi uudistaa vanhaa. Uudistaminen voidaankin linkittää asenteen muutokseen ja kääntää ajattelumalli projektinvetäjästä ja projektityöntekijöiden suhteesta päälaelleen. Projektinvetäjä olisi näin ollen se joka palvelee työntekijän tarpeita. Perehdytys, kouluttaminen, motivointi ja asenne, ne ratkaisevat monta haastetta.

Tee tarvekartoitus, jotta voit palvella projektityöntekijöitäsi

Hankkeen käynnistysvaiheessa on tärkeää tutkia sisäisen viestinnän tarpeet. Saadun tiedon avulla voidaan valita käyttöön sellaiset projektinhallintatyökalut ja toimintatavat, joissa kohtaavat sekä projektinvetäjien osaaminen että projektityöntekijöiden toiveet.

Tarve- ja osaamiskartoituksen voi tehdä laatimalla kyselyn hankkeen tuleville työntekijöille ennen varsinaisen viestimisen aloittamista. Hankkeelle tai projektille, isolle tai pienelle, voi helpoin ja yksinkertaisin keinoin rakentaa toimivan sisäisen viestinnän kuuntelemalla tiimin yhteistä ääntä. Linkin takaa voit vapaasti kopioida ja muokata itsellesi Google Forms -palvelulla toteutetun tarve -ja osaamiskartoituskyselyn.

Höntsä-hankkeessa päädyttiin tarve- ja osaamiskartoituksen jälkeen rakentamaan hankkeen nettisivuille kokonaan oma sisäänkirjautuminen eli Member Page (jäsensivut) -tyylinen osio, joka toimii hankkeen intranettinä. Intranet toimii hankkeen tärkeimpänä sisäisen viestinnän kanavana, jonka etusivulle kootaan ajankohtaiset uutiset ja koostetaan yhteen herkästi katoavat tärkeät sähköpostiviestit. Höntsän intranet on toiminut erinomaisesti tiedottamiseen.

Parhaat edellytykset sisäisen viestinnän onnistumiseen

Hankkeen sisäinen viestintä ja siinä käyttöön otettavat projektinhallintatyökalut riippuvat pitkälti projektinvetäjistä, heidän osaamisestaan ja vuorovaikutuksestaan hanketyöntekijöiden kanssa. Kaikkien projektinvetäjien ei tarvitse osata rakentaa intranettiä. On osattava kuunnella, ymmärtää ja palvella projektityöntekijöiden tarpeita ja toiveita. Näin kasvaa projektinvetäjien ja projektityöntekijöiden välinen luottamus. Parhaat edellytykset hankkeen sisäisessä viestimisessä onnistumiseen luodaan tunnistamalla palvelualttius omasta itsestään ja tuomalla se rohkeasti esille. Omalla asenteella ja palvelualttiudella kanssatyöskentelijöitä kohtaan voi saavuttaa näkyviä tuloksia.

Höntsä -silta eteenpäin! on Metropolia Ammattikorkeakoulun hallinnoima monialainen ja valtakunnallinen ESR -hanke, joka kuuluu Osallistamalla osaamista -toimenpidekokonaisuuteen. Hankkeen toiminta-aika on 2018-2020.

• Kopioi tästä tarve -ja osaamiskartoitus. Sisältää sekä ulkoisen että sisäisen viestinnän tarve -ja osaamiskartoituksen.

Lähteitä:

• Aho, Taneli 2017. Blogtalk. Kirjoituksia viestinnästä ja työelämästä. Helsinki: ProCom.
• ESR – Rakennerahaston sivut. www.rakennerahastot.fi
• Höntsä -silta eteenpäin! -hankkeen kotisivut. www.hontsa.metropolia.fi
• Simsiö, Mira 2018. Metropolia Ammattikorkeakoulu opinnäytetyö. “Hankkeen sisäisen viestinnän konseptin kehittäminen ja hankeviestinnän työkalupakin kokoaminen”.
  Työn saat pyytämällä sähköpostitse: mira.simsio@metropolia.fi

Kuva: Pixabay